Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on MediaStage ky:n henkilötietolain (10 ja 24 §)
ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

MediaStage ky, Sarpatintie 24 as.2, 3710 Nokia
mediastage@mediastage.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Olli Perttula, olli.perttula@mediastage.fi, puhelin +358405503421

Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri, jäsenrekisteri, työntekijärekisteri tms.

Mediastage ky:n asiakas-, markkinointi-, sidosryhmä ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri. Erikseen ylläpidetään työntekijärekisteriä.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– kirjanpitolaki
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu kuten asiakassuhde tai työsuhde.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

MediaStage voi julkaista avoimissa tapahtumissa ja julkisilla paikoilla tallentamaansa materiaalia lain ja hyvän journalistisen tavan mukaisesti ilman erillistä lupaa. Asiakkaan yksityistä tai henkilökohtaista materiaalia kuvaaja ei julkaise tai luovuta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. MediaStage voi pyytää asiakkaan suostumusta yksityisen, erityisen onnistuneen ääni- ja kuvamateriaalin julkaisemiseen markkinointitarkoituksessa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot
(puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite,
tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on asiakassuhteiden ja tehtävinä olevien töiden osalta tarkoituksenmukaista ja välttämätöntä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mikäli se on tehtävien töiden kannalta välttämätöntä.
Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille mikäli se on tehtävien töiden kannalta välttämätöntä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Asiakasmateriaalin säilytys ja käsittely

MediaStage säilyttää alkuperäistä audiovisuaalista materiaalia yleensä noin vuoden ajan tallennuspäivästä ja ainakin siihen saakka, kun projekti on saatu päätökseen. Tämän jälkeen raakamateriaalia tai sen osia, asiakkaalle toimitettuja valmiita audiovisuaalista tuotteita sekä asiakkaan yhteystietoja voidaan säilyttää ilman takarajaa tekijänoikeuden, MediaStagen itsearvioinnin sekä kirjanpidon nojalla. MediaStage voi arkistointia varten liittää av-materiaaliin hakusanoja (keywords), jotka yhdistävät materiaalin tiettyyn asiakkaaseen, henkilöön, paikkaan, tapahtumaan, yms. Materiaali säilytetään sähköisessä muodossa paikallisilla, varmuuskopioiduilla kovalevyillä ja joiltain osin paperilla tai optisilla levyillä tavalliseen omakotitaloasumiseen liittyvin turvajärjestelyin.

Asiakas voi kohtuullista toimitusmaksua vastaan saada nähtäväkseen omaan asiakassuhteeseensa liittyvän, säilytetyn materiaalin. MediaStage ei takaa materiaalin säilytystä sen jälkeen, kun työ on luovutettu asiakkaalle, ellei toisin ole sovittu. Asiakkaan omalla vastuulla on audiovisuaaliset tuotteet saatuaan tarkistaa niiden tekninen toimivuus.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).